Que vous soyez un novice ou un professionnel en matière d’organisation d’événements, vous avez sûrement déjà remarqué qu’il existe parfois des imprévus de dernier jour ou de dernière minute. Vous êtes alors obligé d’improviser sur le moment, ce qui met en péril le bon déroulement du programme prévu. Pour éviter ces déconvenues, découvrez donc en détail dans cet article les étapes à suivre pour bien entamer l’organisation de vos événements.
Décrivez d’abord l'objectif et la structure de l’événement
Décrivez l’objectif de votre événement aussi précisément que possible : souhaitez-vous éduquer les participants ? Remercier des partenaires ? Collecter des fonds pour un projet ou divertir les participants ? Le thème, l'heure, la durée, la répartition des rôles au sein de l'équipe, la disposition de la salle, la restauration et la sonorisation sont autant de facteurs qui influenceront le format de l'événement. Par conséquent, il est conseillé d’investir suffisamment de temps dans ces planifications. D’un autre côté, la stratégie que vous adopterez doit couvrir la logistique, le contenu et le marketing de l'événement. Créez un document accessible à toute l'équipe, afin que chacun puisse voir ses propres tâches ainsi que les objectifs globaux de chaque personne. Dressez d'abord la liste des tâches principales, puis développez-les autant que possible avec une liste des procédures précises qui doivent être suivies. Par ailleurs, il est crucial d'inclure le calendrier dans le plan, c’est le temps nécessaire pour effectuer un travail. Une fois que vous avez détaillé et pris en compte tous les éléments indispensables à la bonne organisation d’événements, incluez votre budget dans votre document. Pensez à avoir un montant de réserve en cas d'imprévu. Par exemple, lors d’un changement de temps subit avec des fortes averses de pluies le jour d'un événement extérieur. Vous devrez alors prévoir des bâches de protection, des couvertures, ou bien déplacer le mobilier et l'équipement d'Animation événementielle pour changer de site.
Élaborez une stratégie de marketing et de communication efficace
La prochaine étape consiste à dresser une liste des sponsors potentiels que vous souhaitez voir soutenir votre événement. Il est conseillé de faire des recherches approfondies sur chacune de ces entreprises. N'oubliez pas que le parrainage implique les deux parties. Au lieu de vous concentrer uniquement sur votre avantage, vous devriez également vous efforcer de déterminer comment elles pourraient tirer profit de votre événement. Créez des offres de parrainage uniques et des argumentaires personnalisés sur la base de votre étude de marché. Dans la mesure du possible, n'hésitez pas à faire preuve d'imagination et à proposer des avantages spéciaux pour les sponsors. Pour commencer à créer une attente dès l’organisation d’événements, vous pouvez commencer à faire de la publicité sur les médias sociaux, le marketing par courriel et d'autres plateformes. La vente de billets à l'avance permet de sensibiliser le public et d'assurer un certain flux financier. Si besoin, vous pouvez prévoir une date de clôture des inscriptions, afin de prévenir les participants à s’inscrire rapidement. Vous pouvez utiliser différents canaux pour communiquer sur votre événement : publicité, marketing sur les médias sociaux, envoi d'un communiqué de presse, marketing par courriel, etc. Cependant, la meilleure approche consiste à concevoir votre effort de marketing en fonction de vos participants cibles : leur comportement en ligne, la façon dont ils apprennent l'existence de nouveaux événements, les canaux qu'ils fréquentent, etc. Encore une fois, réalisez une étude de marché approfondie et recueillez autant d'informations que possible.
Rendez votre événement unique et original
Si vous voulez surprendre agréablement les participants de votre événement, prêtez attention aux moindres détails : comment les participants s'inscriront, qui les accueillera et comment. Ensuite, quelle musique sera diffusée, et est-ce qu'il y aura une séance de photos intéressante ? L'apparence de vos présentations, la tenue de votre équipe et les activités qui auront lieu pendant les pauses. Par exemple, les participants pourraient avoir la possibilité de choisir une animation événementielle spécifique. Ou de visionner une vidéo immersive en réalité virtuelle, de jouer à un jeu-concours avec des récompenses à la clé, ou encore d'assister à un mini-cours rapide après s'être inscrits. Essayez de les surprendre, de les épater et de vous surpasser, même pour les tâches les plus routinières. C'est ce qui donne spécifiquement à un événement son ambiance.
Faites appel à des professionnels de l’animation
Une animation événementielle exceptionnelle et mémorable peut faire sortir votre événement du lot. Vous pouvez ajouter une touche personnelle à chaque événement en choisissant le divertissement en fonction de son thème. Il n'est pas nécessaire de limiter le divertissement à des performances musicales. Pour une foire ou un carnaval destiné au grand public par exemple, vous pouvez engager des DJ, des danseurs, des trapézistes, des marionnettistes, des magiciens, des comédiens ou des magiciens. Enfin, l'une des façons les plus simples de faire vivre aux participants une expérience spéciale est de thématiser vos événements. Le mobilier, les décorations, la disposition des tables, les accessoires, les aspects audiovisuels et numériques sont tous inclus dans le thème de l'événement.