Sous l’impulsion de la Chambre des notaires de Paris et de l’ADSN (Association pour le développement du service notarial), les outils numériques sont devenus indissociables à la profession de notaire. De plus en plus de notaires utilisent aujourd'hui ces outils digitaux pour gagner en efficience. Outre la signature d’un acte authentique par voie électronique, d’autres solutions novatrices sont déjà en cours d’expansion. Désormais, les data-room électroniques (pour la protection du patrimoine immatériel ou pour des projets plus complexes), la signature par visioconférence et la mise en place d’outils de travail collaboratif permettent d’atteindre trois objectifs ambitieux : une relation client plus vertueuse, le zéro papier ainsi qu’une sécurité maximale.
La révolution digitale : une solution pour tendre vers le zéro papier
Vu le nombre élevé d’actes qui doivent être gérés par les notaires, la dématérialisation fut indispensable pour mieux sécuriser ces documents. Divers outils ont été mis en place pour faciliter l’atteinte de l’objectif « zéro papier ». Frédéric DUCOURAU précise d’ailleurs que le métier de notaire a connu une avancée technologique depuis 2008. Durant cette année, l’Acte Authentique Electronique (AAE) rend possibles l’établissement et la signature d’un acte notarié par voie électronique. Toutefois, il faudra respecter les conditions stipulées dans l’article 1366 du Code civil pour que le document électronique ait une valeur identique à l’écrit. Et pour limiter les déplacements des notaires et des clients et réduire davantage l’usage du support papier, une solution plus innovante est apparue : l’Acte Authentique Electronique à Distance ou AAED. Avec cette solution, chaque partie est présente dans l'étude de son notaire et participe à la présentation de l'acte par visioconférence. En outre, la conservation de documents officiels durant 75 ans requiert des espaces de stockage important. Mais avec la dématérialisation des dossiers, il suffit d’envoyer les documents numériques auprès d’un serveur commun et sécurisé (MICEN) afin de conserver de manière informatisée tous les actes authentiques électroniques. D'ailleurs, si vous voulez en savoir plus sur le rajeunissement de la profession, suivez ce lien pour voir l’analyse de Frédéric DUCOURAU.
Une profession plus sécurisée grâce aux outils numériques
Dans la charte adoptée par la profession de notaire, la sécurité tient une place capitale. Dans ces conditions, il s’avère essentiel de fournir à ces experts divers outils permettant d’authentifier et de protéger les informations. De ce fait, le CSN (Conseil Supérieur du Notariat) a déployé l’Id.Not en 2015. Il s’agit d’un système d’authentification fonctionnant à l’aide d’un identifiant unique. Son rôle principal consiste à centraliser tous les profils et identités des notaires dans un annuaire unique afin d’assurer un certain professionnalisme de la part des intervenants.
La Clé REAL, quant à elle, reprend le format de la clé USB. Cet outil offre aux notaires la possibilité d’apposer leur sceau et leur signature électronique sur un acte numérique pour l’authentifier. Garantissant un gain de sécurité et d’efficacité, elle est contrôlée par des règles strictes, particulièrement par le règlement eIDAS. En addition à cela, le réseau REAL est en fait un réseau dématérialisé qui permet aux notaires d’accéder aux services régaliens de la profession (interface de la Direction générale des Finances publiques, serveur MICEN, visioconférence) à l’aide de la clé REAL.
Nouez une nouvelle relation client avec la digitalisation
Frédéric DUCOURAU précise dans son analyse que le numérique ne constitue pas uniquement un simple outil technique. En effet, la digitalisation du métier de notaire a également pour vocation d’inventer une nouvelle relation client dématérialisée et plus sécurisée. Le développement de nouvelles applications et services comme la prise de rendez-vous en ligne, la visioconférence notariale, ainsi que l’espace notarial est un bon exemple. Et comme les notaires semblent être d’accord pour poursuivre la transformation digitale de leur profession : la blockchain (pour favoriser la reconnaissance automatique), la démocratisation de la procédure ANF et l’intelligence artificielle pourront faire partie des nouvelles technologies qui vont incarner le notariat de demain.