L'entreprise peut faciliter et accélérer ses opérations de manière significative en adoptant un cachet d'entreprise électronique. Plugnsign.com propose des services pour mettre en place et exploiter un tel cachet, qui permet à toute entreprise d'accéder à des flux de travail effectués en ligne, d'accéder et de partager des données en toute sécurité, ainsi que d'effectuer des signatures et des contrats. Découvrez en détail ce qu'est un cachet d'entreprise électronique et comment il est possible d'utiliser ce cachet pour faciliter la gestion de plusieurs entités juridiques.
Qu'est-ce que le cachet d'entreprise électronique ?
Un cachet électronique est une pièce numérique sécurisée qui authentifie la fiabilité des documents numériques ainsi que la source de ces documents. Des informations spécifiques sont intégrées à cette pièce numérique, telles que le nom de l'organisation, le document concerné et les informations d'identification du titulaire du document. Le cachet électronique peut être appliqué dans n'importe quel type de document numérique, y compris des fichiers, des livres blancs ou des contrats, ce qui permet de confirmer leur authenticité.
Quels sont ses bénéfices ?
Un cachet électronique offre aux entreprises plusieurs avantages, surtout lorsqu'il est intégré à une solution informatique qui gère activement les signatures et les documents. Les avantages les plus notables comprennent la réduction des coûts, la simplification des processus de signature et l'accélération des flux de travail. La sécurité et la précision supplémentaires offertes par le cachet électronique sont également très appréciées, car cela permet de rendre tous les documents fiables et authentiques. La technologie de cachet électronique a été reconnue par le gouvernement et a été déclarée conforme à la loi.
Quel est le coût d’un cachet numérique ?
Le coût exact d'un cachet électronique dépend du nombre d'utilisateurs et du nombre de documents soumis à ce cachet. Il existe également différentes options de services connexes fournis par un fournisseur de cachet électronique. Les entreprises peuvent évaluer ces services et leur coût pour trouver celle qui convient le mieux à leurs besoins. Certaines entreprises offrent des plans réguliers et des tarifs préférentiels pour les contrats à plus long terme.
Faciliter la gestion de plusieurs entités juridiques avec un cachet d’entreprise électronique
Les utilisateurs peuvent faciliter la gestion de plusieurs entités juridiques en utilisant un cachet électronique. Voici comment le cachet électronique peut servir dans ce contexte.
Gestion des signatures
Le cachet électronique permet aux personnes autorisées d'effectuer des signatures en ligne à partir de n'importe où et de rendre les processus de signature plus sûrs et plus rapides. Cela peut aider une entreprise qui gère plusieurs entités juridiques, car celle-ci aura moins besoin de réunir des documents et des signatures. Les signatures peuvent être effectuées immédiatement, ce qui signifie que les documents peuvent être mis à jour rapidement.
Accès aux données
Le cachet électronique permet aux entreprises d'accéder à des données en toute sécurité, ce qui facilite la gestion des données des entités juridiques. Il permet également aux utilisateurs autorisés d'accéder aux documents à partir de n'importe où dans le monde, ce qui peut être très pratique pour les entreprises qui gèrent un grand nombre d'entités juridiques. Les documents peuvent être consultés et partagés rapidement, ce qui leur permet de gagner du temps et de l'argent.
Gérer les flux de travail
Le cachet électronique peut simplifier et accélérer les flux de travail des entreprises qui gèrent plusieurs entités juridiques. Par exemple, les utilisateurs peuvent configurer des flux de travail automatisés pour les documents, ce qui permet à toutes les personnes impliquées d'interagir et de gérer chaque entité juridique plus efficacement. Ces flux de travail peuvent aussi être configurés pour les différentes étapes de signature, ce qui permet aux entreprises d'organiser facilement leurs processus de signature.
Suivi des activités et des décisions
Le cachet électronique permet aux entreprises de contrôler leur gestion et de surveiller leurs activités et leurs décisions. Il permet aux utilisateurs d'accéder et de gérer facilement tous les documents d'entité juridique et de modifier ou de mettre à jour ces documents en fonction de leurs besoins. Il permet également d'effectuer le suivi des signatures et des documents, ce qui permet aux entreprises d'avoir une meilleure compréhension des activités et des décisions.
Comment choisir un cachet d’entreprise électronique ?
Les entreprises doivent prendre certaines choses en compte lorsqu'elles choisissent un cachet électronique pour faciliter leur gestion. Voici quelques conseils pour ceux qui souhaitent adopter un cachet électronique.
Trouver un fournisseur fiable
Il est essentiel de trouver un fournisseur de cachet électronique présentant des avantages tangibles et des exigences de sécurité élevées. Les entreprises peuvent évaluer les références des fournisseurs et se renseigner sur leurs services et leurs tarifs, et comparer leurs offres avant de prendre une décision. Une recherche en ligne peut également être utile pour trouver un fournisseur.
Analyse des fonctionnalités
Une analyse des fonctionnalités peut aider les entreprises à déterminer si un cachet électronique est adapté à leurs besoins. Les utilisateurs peuvent évaluer les options de signature, les flux de travail automatisés, le partage sécurisé de documents et les autres fonctionnalités, et identifier celles dont ils ont besoin. Il est conseillé aux utilisateurs d'effectuer une démonstration avant d'adopter un cachet électronique.
Examiner les options de sécurité
Les entreprises doivent déterminer les options de sécurité disponibles avec un cachet électronique. La sécurité des documents est cruciale dans une entreprise, ce qui signifie que les utilisateurs doivent vérifier les composants de sécurité intégrés à la technologie de cachet électronique, tels que des mots de passe complexes et des couches de sécurité serties dans le document, avant de prendre une décision. Les clés publiques et privées sont également très importantes pour protéger les documents à l'aide d'une signature électronique.
Lire les avis client
La lecture des avis des clients sur un cachet électronique peut donner une meilleure compréhension de la solution et fournir des informations précieuses aux utilisateurs. Ces commentaires peuvent donc aider les utilisateurs à évaluer soigneusement la solution et à prendre la meilleure décision en ce qui concerne le choix d'un cachet électronique.