L'enregistrement numérique du temps de travail est encore un sujet plutôt négligé dans les entreprises. En particulier dans les petites entreprises, on ne se préoccupe pas du tout de savoir si les temps de travail sont enregistrés. Si les temps sont enregistrés, alors avec les feuilles de temps. Ce que beaucoup d'entreprises ne savent pas : ces feuilles de temps sont très gourmandes en temps et donc coûteuses.
Feuilles de temps numériques = gain de temps et d'argent
C'est une bonne motivation, surtout pour les entreprises qui ont un petit budget, de changer cela à l'avenir afin de faire un pas de plus vers la numérisation. Une stratégie informatique est utile dans la plus petite entreprise et se traduit par moins de gaspillage. On résume donc pourquoi les feuilles de temps manuelles sont très gourmandes en temps et quelle est la différence avec l'enregistrement moderne du temps.
La feuille de temps - les dépenses permanentes de temps pour la comptabilité
Dans la plupart des entreprises, l'enregistrement avec la feuille de temps classique est presque identique. Le processus est répété quotidiennement lors de la saisie de la feuille de temps, hebdomadairement lors de la saisie dans un document Excel et mensuellement lors de l'évaluation. La situation est similaire pour les problèmes, qui sont identiques dans presque toutes les entreprises. Tous ces problèmes sont relativement longs.
Étape 1 : Les employés enregistrent leurs temps de travail avec la feuille de temps
C'est la première étape de l'enregistrement analogique du temps de travail. Cela pose plusieurs problèmes à la fois. Comme on le sait, la plupart des artisans et des employés ont beaucoup à faire pendant la journée de travail et oublient parfois de remplir la feuille de présence. Les problèmes surviennent après coup : se souvenir de quand, comment et où l'on a travaillé et parfois saisir des données incorrectes sans le savoir.
Fin de l'histoire : les temps de travail résumés sont inexacts, voire erronés. Si les feuilles de temps sont à nouveau enregistrées correctement et régulièrement, cela prend beaucoup de temps. C'est le premier facteur temporel de la chaîne d'enregistrement du temps.
Étape 2 : La comptabilité collecte les feuilles de temps
Directement après, les feuilles de temps sont soit remises au bureau, soit collectées par le service comptable. C'est là que les prochains problèmes se cachent : Les employés oublient non seulement de saisir leurs feuilles de temps, mais aussi de les remettre régulièrement. Souvent, par exemple, les artisans reviennent en retard du service clientèle et ont directement d'autres obligations. La feuille de temps reste dans le véhicule de l'entreprise ou est ramenée chez elle dans la poche.
Cela signifie que le service comptable doit constamment courir après les bordereaux de papier et ne peut pas se concentrer sur d'autres questions importantes, comme la facturation d'une commande client. C'est le deuxième facteur de temps énorme. En outre, le service comptable n'est pas de très bonne humeur lorsqu'il doit constamment demander des feuilles de présence. L'atmosphère de travail en souffre.
Étape 3 : La comptabilité transfère les feuilles de temps vers Excel
Après la remise ou la collecte des feuilles de temps, il va au transfert. La plupart des entreprises utilisent Microsoft Excel pour cela. Le service comptable s'assied à l'ordinateur et commence à transférer les feuilles de temps vers Excel. Ici, vous pouvez presque imaginer la source des erreurs et le temps nécessaire :
Les feuilles de papier sont parfois mal remplies ou même illisibles, car tout le monde n'a pas une belle écriture ou la patience d'écrire proprement. Par exemple, le comptable prend plus de temps que nécessaire pour transférer toutes les feuilles de temps sur Excel.
Et lorsqu'une transmission prend beaucoup de temps et que des feuilles de papier illisibles sont la norme, les erreurs de transmission sont également préprogrammées. Cela signifie qu'en plus des feuilles de temps parfois mal remplies, il y a aussi des valeurs incorrectes dans le tableau Excel. Cela coûte beaucoup de temps et, au final, vous ne disposez toujours pas de données exactes.
En outre, les employés ne peuvent pas toujours comprendre les chiffres définitifs car ils ont supposé qu'ils travailleraient plus d'heures et recevraient donc une rémunération plus élevée. La comptabilité transparente a un aspect différent et provoque des troubles au sein de la population active.
Enfin, les données incorrectes sont transmises à l'administration de la comptabilité des salaires/conseil fiscal et servent ensuite de base aux coûts de l'employeur, etc.
L'enregistrement numérique du temps comme contre-projet
Maintenant qu'on a discuté en détail de la manière dont le temps enregistré sur la feuille de temps va jusqu'à la facturation, on compare cela avec l'enregistrement numérique du temps. Au final, le chemin reste le même, à la différence que de nombreuses étapes sont automatisées : Un énorme gain de temps pour les entreprises !
Étape 1 : Enregistrement numérique de l'heure pendant le fonctionnement
L'enregistrement du temps de travail reste le même. Les employés enregistrent leurs temps de travail de manière indépendante. Il existe cependant des différences : les heures sont enregistrées directement sur le téléphone portable, la tablette ou le PC. On excluons l'illisibilité. En outre, vous et vos employés pouvez définir ce que l'on appelle des "rappels de timbres" afin que des rappels pour l'enregistrement du temps de travail apparaissent. Le point "oubli" est donc également mis ad acta.
En outre, un autre avantage résulte de l'enregistrement via le Smartphone. En configurant les projets, les clients ou les activités à l'avance, il est possible d'enregistrer tous les temps en détail. Cela crée de nouvelles possibilités pour l'évaluation des temps de travail, la planification des projets et la gestion des processus.
Étape 2 : La comptabilité a un accès direct
En enregistrant automatiquement les temps de travail dans l'application, tous les temps de travail sont automatiquement synchronisés avec le système. Aucun employé n'oublie de remettre les horaires et aucun employé de bureau ne doit courir après les feuilles de temps. Une étape de travail complète et la gêne dans l'équipe sont éliminées.
Étape 3 : Transmission en appuyant sur un bouton
Comme les temps de travail sont automatiquement saisis dans le système, il n'est pas nécessaire de transférer quoi que ce soit. Les seules étapes de travail "collecte" et "transfert" permettent de gagner du temps et le personnel du bureau a la capacité de s'occuper de choses plus importantes. De plus, il n'y a plus de données incorrectes dans le système - ce qui fait le bonheur du reste du personnel.
La seule tâche du personnel du bureau dans l'enregistrement des temps est d'appuyer sur le bouton de téléchargement et de télécharger les temps de travail enregistrés sous forme de fichiers Excel. Ce dossier est ensuite envoyé au conseiller fiscal et c'est tout.
Qu'est-ce qui est important lors de l'introduction de l'enregistrement numérique du temps de travail ?
Selon la culture et les valeurs de l'entreprise vécues par vos employés, ceux-ci sont différemment motivés pour s'écarter des procédures habituelles. Toute entreprise vit de l'adaptabilité et de la motivation de son personnel !
Les employés en guerre contre l'enregistrement numérique du temps de travail
Au début, de nombreux employés ont une attitude plutôt négative à l'égard des nouvelles choses. Surtout lorsqu'il s'agit d'enregistrement du temps, la première chose qui vient à l'esprit quand on pense aux nouveaux systèmes numériques est la surveillance ou le suivi. Même les anciens employés sont souvent perdants lorsqu'il s'agit de nouvelles technologies. Le manque de compréhension des deux côtés conduit souvent à la démission. Faites participer vos employés dès le début et expliquez-leur les raisons de cette démarche. Ainsi, vous pouvez éviter les soupçons de surveillance.
Faire comprendre aux employés pourquoi cette étape est nécessaire
Cet article est un modèle idéal pour expliquer les raisons du changement à vos employés. Si vous passez moins de temps à enregistrer les heures de travail, vous disposez de plus de ressources pour d'autres choses, comme l'acquisition de nouveaux clients. L'acquisition de nouveaux clients, en particulier, envoie un signal positif indiquant qu'ils peuvent travailler dans une entreprise sûre à long terme. Adressez-vous à votre équipe individuellement et utilisez la bonne méthode de placement.
Les employés expliquent les avantages de l'enregistrement numérique du temps de travail
Non seulement l'employeur mais aussi les employés bénéficient du passage de l'enregistrement analogique à l'enregistrement numérique des heures. Il a déjà été mentionné précédemment que les temps de travail enregistrés en analogique sont également transférés en analogique vers Excel et que l'employé n'a plus de vue d'ensemble de ses temps. Par conséquent, de nombreux employés enregistrent leurs temps de travail en même temps afin d'avoir une sorte de contrôle. N'oubliez pas ce besoin de disposer de votre propre vue d'ensemble ! Avec une pointeuse biométrique, chaque employé pourra contrôler facilement ses temps de travail.
Avec l'enregistrement numérique du temps, ce n'est plus nécessaire ! Avec l'application, les employés peuvent voir à la minute près où ils ont travaillé et où ils ont fait une pause.
En résumé, les employés et les employeurs voient les heures de travail de manière transparente, ce qui assure une atmosphère de travail détendue.
La conversion à l'enregistrement numérique du temps en vaut la peine !
La conversion de l'enregistrement analogique à l'enregistrement numérique du temps en vaut définitivement la peine ! Non seulement vous gagnez du temps et de l'argent, mais vous enregistrez aussi toutes les heures de travail de manière transparente et conforme à la loi.
La transparence joue avant tout un rôle majeur : informez vos employés sur l'enregistrement du temps de travail et ne laissez aucune question sans réponse. La bonne procédure pour introduire une innovation numérique suit les étapes du processus habituel et fonctionne d'autant mieux que votre culture d'entreprise est positive !